De nos jours, dans le monde professionnel, il existe de nombreuses façons pour les gens de communiquer entre eux, comme sur LinkedIn ou Slack. Cependant, bien qu’il soit l’un des plus anciens moyens de communication sur Internet, l’e-mail de confiance reste l’un des meilleurs moyens pour les professionnels de discuter de sujets.
Si vous êtes un utilisateur passionné de Google Docs, vous voudrez peut-être savoir comment envoyer un Google Doc par e-mail. En vérité, il existe plusieurs façons d’envoyer un document Google par e-mail et de le partager avec d’autres. Nous en discutons tous ci-dessous.
Comme invitation
Si vous souhaitez simplement envoyer une invitation à consulter le document Google :
- Cliquez sur le bouton bleu « Partager » en haut à droite.
- Dans la boîte de dialogue « Partager avec des personnes et des groupes », entrez les e-mails des personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager. Si vous les avez dans vos contacts, vous pouvez le faire via des noms à la place.
- Cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite pour sélectionner le niveau d’accès de votre audience. Par défaut, ils ont toutes les autorisations, mais vous pouvez les restreindre en cochant ou en décochant les options appropriées.
L’« éditeur » peut faire presque n’importe quoi avec le document, y compris le modifier. Les « lecteurs et commentateurs » ne peuvent rien changer, mais peuvent ajouter des commentaires, comme ajouter une note sur quelque chose qui doit être changé dans le document.
Lorsque vous saisissez une adresse e-mail, vous pouvez également ajouter un message à l’invitation. Cette option n’apparaît cependant pas automatiquement.
- Cliquez sur l’adresse e-mail ou survolez-la jusqu’à ce qu’elle apparaisse une deuxième fois sous la zone de texte de l’adresse e-mail.
- Cliquez sur le deuxième e-mail pour afficher plus d’options, y compris un champ de message.
- Ajoutez un message et cliquez sur le menu déroulant des autorisations à côté de l’adresse e-mail pour sélectionner les niveaux d’autorisation.
- Cliquez sur « Envoyer » lorsque vous êtes satisfait des modifications.
En tant que lien
Si vous souhaitez placer un lien dans l’e-mail, vous pouvez créer un lien direct vers le document Google pour que les gens puissent le lire. Pour obtenir un lien, cliquez sur le bouton bleu « Partager » à côté de votre photo de profil en haut à droite. Cette fois, vous utiliserez la section « Obtenir le lien ».
Par défaut, Google Docs vous donnera un lien qui permet aux gens de voir votre document. Il est défini sur « Restreint », ce qui signifie que vous devrez également partager le document Google en utilisant le processus ci-dessus. Cela permet d’empêcher toute autre personne susceptible d’accéder au lien d’accéder au document. Si ce paramètre est correct, cliquez sur « Copier le lien ».
Si vous souhaitez modifier les personnes autorisées à ouvrir le lien et leurs niveaux d’accès, cliquez sur « Changer pour toute personne disposant du lien » juste en dessous de « Restreint ». Ensuite, ajustez le niveau d’accès. Cliquez sur « Copier le lien » lorsque vous avez terminé.
Pour donner à votre lien un aspect professionnel dans votre e-mail, essayez de l’intégrer dans le texte afin qu’il soit plus naturel.
En pièce jointe
Si vous préférez joindre une copie du document dans un e-mail, vous pouvez le faire directement depuis Google Docs. Si vous êtes connecté à Google Docs sous le même compte que celui depuis lequel vous souhaitez envoyer des e-mails, vous n’avez pas besoin de télécharger quoi que ce soit, il vous suffit de l’envoyer immédiatement !
Pour ce faire, cliquez sur « Fichier » puis sur « E-mail ». Sélectionnez « Envoyer ce fichier par e-mail ».
Une fenêtre apparaîtra demandant un e-mail ainsi qu’un sujet et un corps. Notez que vous ne pouvez pas ajouter l’e-mail que vous souhaitez envoyer à partir d’ici ; c’est parce que Google Docs suppose que vous souhaitez l’envoyer à partir du compte Google auquel vous êtes connecté.
Lorsque vous choisissez comment envoyer un document Google par e-mail en pièce jointe, plusieurs formats sont disponibles. Cliquez sur la liste déroulante « PDF » en bas de la fenêtre de l’e-mail pour choisir comment vous souhaitez l’envoyer.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Envoyer » et Google Docs enverra automatiquement votre document en pièce jointe aux e-mails que vous avez répertoriés.
Dans le corps de l’e-mail
De la même manière, si vous souhaitez envoyer l’intégralité de l’article dans le corps de l’e-mail lui-même, vous pouvez également le faire via Google Docs. Suivez le même processus que l’envoi d’un e-mail en pièce jointe. Cependant, cochez la case « Ne pas joindre. Inclure le contenu dans l’e-mail » sous le champ Message. Ici aussi, il est supposé que vous souhaitez envoyer l’e-mail à partir du compte auquel vous êtes actuellement connecté.
Questions fréquemment posées
1. Pourquoi ne puis-je pas appuyer sur « Envoyer » lorsque je joins un fichier Google Docs ?
Lorsque vous joignez ou envoyez un fichier Google Docs dans un e-mail, le bouton Envoyer ne devient actif que lorsque vous avez saisi l’adresse e-mail du destinataire et le corps du message.
Si vous l’avez fait et que vous ne parvenez toujours pas à utiliser le bouton Envoyer, assurez-vous d’utiliser une adresse e-mail Google valide. Bien que vous puissiez vous inscrire à un compte Google en utilisant presque n’importe quelle adresse e-mail, vous aurez besoin d’un compte Gmail ou d’une adresse e-mail Google Workspace pour envoyer un e-mail directement à partir d’un document Google.
Par exemple, j’ai un compte Google sous une adresse e-mail « yahoo.com ». Je ne peux pas envoyer de pièces jointes lorsque je suis connecté avec ce compte de messagerie. Je dois utiliser mon adresse « gmail.com » à la place.
2. Mon document perdra-t-il sa mise en forme lors de l’envoi dans un format différent ?
Dans l’ensemble, Google Docs fait un bon travail pour convertir les documents dans les formats répertoriés. Cependant, il y a toujours un risque de perdre une certaine mise en forme, en particulier lors du passage de Google Docs à Microsoft Word. Il en va de même lors de la conversion d’un document Google Doc en un document Microsoft Word lors du téléchargement.
Si vous recherchez le meilleur moyen d’envoyer un document Google Doc par e-mail sans problèmes de formatage, optez pour le format PDF. Bien que le destinataire ne puisse pas modifier le fichier, il doit avoir exactement le même aspect que si vous l’aviez imprimé.
Si vous n’êtes pas sûr des problèmes de formatage, essayez d’abord d’envoyer le fichier à vous-même ou à une autre adresse e-mail pour vérifier son apparence.
3. Puis-je supprimer l’accès à un document Google ou modifier les autorisations une fois ajouté ?
Oui. Si vous avez partagé le lien avec un autre utilisateur, ouvrez les options « Partager » en haut à droite. Vous pouvez modifier les autorisations d’utilisateurs individuels et supprimer l’accès en cliquant sur la liste déroulante à côté de leur nom ou de leur adresse e-mail.
Si vous avez partagé le lien avec d’autres personnes à l’aide de l’option « Obtenir le lien », assurez-vous qu’il est défini sur « Restreint ». Vous pouvez ensuite supprimer tous les utilisateurs ajoutés. Si vous n’avez pas ajouté d’utilisateurs, toute personne disposant du lien ne pourra plus accéder au fichier.
