Que vous soyez nouveau sur Microsoft Outlook ou sur la scène des réunions, vous pouvez planifier des réunions en quelques minutes seulement. Sélectionnez ou ajoutez vos participants, gardez une trace des participants et apportez des modifications avant la date de la réunion.

Pour votre prochaine conférence, lancement ou mise à jour, voici comment planifier une réunion dans Outlook.

Comment planifier une réunion dans Outlook

Quand tu veux planifier une réunion En utilisant Microsoft Outlook, vous disposez de plusieurs manières différentes pour afficher la nouvelle fenêtre d’événement. Ouvrez Outlook et dirigez-vous vers un endroit ci-dessous.

Depuis votre boîte de réception Outlook

Lorsque vous consultez votre boîte de réception, accédez à Maison onglet, ouvrez l’onglet Nouveaux articles menu déroulant et choisissez Réunion. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + Changement + Q.

Vous souhaitez créer une réunion à partir d’un e-mail spécifique dans Outlook ? Sélectionnez le D’autres actions bouton (trois points) sur le message et choisissez Réunion.

Alternativement, sélectionnez l’e-mail, accédez au Maison onglet et choisissez Répondre avec Réunion dans le ruban ou utilisez Ctrl + Alt + R..

Depuis votre calendrier Outlook

Si vous consultez votre calendrier Outlook, accédez à Maison onglet et sélectionnez Nouvelle réunion dans le ruban. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + Changement + Q.

Vous pouvez également choisir la date que vous souhaitez utiliser et cliquer avec le bouton droit sur l’heure. Sélectionner Nouvelle demande de réunion ou Nouvelle réunion récurrente selon vos préférences.

Note: Si vous double-cliquez sur l’heure dans une vue de calendrier, cela crée un rendez-vous plutôt qu’une réunion par défaut.

Entrez les détails de la réunion

Une fois la nouvelle fenêtre de réunion ouverte en utilisant l’une des méthodes ci-dessus, vous pouvez ajouter les détails dans n’importe quel ordre.

  1. Entrez le titre, sélectionnez les heures de début et de fin de la réunion et choisissez éventuellement le fuseau horaire, ou cochez la case pour une réunion toute la journée. Vous pouvez également saisir un emplacement ou un lien vers une réunion en ligne, ou utiliser les boutons pour Emplacement ou Recherche de salle si vous avez enregistré ces types d’éléments.
  1. Vous pouvez également répéter la réunion, ce qui est pratique pour les réunions que vous prévoyez d’avoir régulièrement. Sélectionner Rendre récurrent (sauf si vous avez choisi Nouvelle réunion récurrente ci-dessus).
  1. Ensuite, choisissez les heures de début et de fin, le modèle de récurrence et la plage de récurrence. Choisir D’ACCORD lorsque vous avez terminé d’afficher ces informations dans la fenêtre de réunion.
  1. Si vous souhaitez joindre un fichier, insérer une image, planifier une réunion Microsoft Teams ou dessiner une illustration, utilisez les onglets supplémentaires et les options du ruban en haut.

Comment ajouter des participants

Semblable à la création de la réunion dans Outlook, vous disposez de plusieurs façons d’ajouter des participants. Vous pouvez inclure les participants à tout moment pendant la configuration de la réunion. Pour inviter des participants après avoir planifié la réunion, accédez à la section suivante.

Saisir les participants à la réunion

Vous pouvez rapidement ajouter des participants à votre réunion en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail à côté de Requis (ceux qui doivent y assister) ou Facultatif (ceux qui peuvent y assister) en haut de la fenêtre.

  1. Pour ajouter des participants à partir de votre carnet d’adresses Outlook, sélectionnez l’icône Requis ou Facultatif bouton.
  1. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez un Carnet d’adresses en haut si vous en avez plusieurs. Ensuite, sélectionnez un contact et utilisez le Requis ou Facultatif en bas pour les ajouter à la réunion.
  1. Choisir D’ACCORD, et vous verrez les contacts ajoutés à votre demande de réunion.

Utiliser l’assistant de planification

Une autre façon d’ajouter des participants à une réunion consiste à utiliser l’assistant de planification. Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs de comptes Microsoft 365 et Exchange.

Allez au Assistant de planification et effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Entrez les noms ou adresses e-mail ci-dessous Tous les participants sur la gauche. Vous remarquerez des sections pour Participant requis et Participant facultatifassurez-vous donc de saisir le(s) nom(s) dans la(les) zone(s) correcte(s).
  • Sélectionner Ajouter des participants dans le ruban pour choisir les participants dans votre carnet d’adresses.

Lorsque vous avez fini d’utiliser l’assistant de planification, sélectionnez le Réunion pour revenir à la configuration de votre réunion.

Comment suivre les participants

Pour voir qui a accepté, refusé, pourrait rejoindre (provisoire) ou n’a pas répondu à votre demande de réunion, accédez au calendrier dans Outlook.

Double-cliquez sur la réunion pour l’ouvrir et accédez au Suivi languette. Vous verrez chaque invité, s’il est obligatoire ou facultatif, ainsi que sa réponse à votre invitation à une réunion sur la droite.

Comment modifier des réunions existantes

Des événements surviennent tout le temps et peuvent vous obliger à modifier une réunion que vous avez programmée. À titre d’exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter ou supprimer des participants, modifier la date ou l’heure ou inclure un fichier.

  1. Sélectionnez le Calendrier dans la navigation de gauche et double-cliquez sur la réunion dans votre calendrier pour l’ouvrir.
  1. Vous pouvez ajouter des participants comme décrit ci-dessus en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail, en utilisant le bouton Obligatoire ou Facultatif, ou avec l’Assistant de planification. Vous pouvez également supprimer un participant en supprimant son nom à côté du Requis ou Facultatif champ.
  2. Apportez toute autre modification à l’événement si nécessaire et sélectionnez Envoyer la mise à jour lorsque vous avez terminé.
  1. En fonction des modifications que vous apportez, il vous sera peut-être demandé si vous souhaitez envoyer des mises à jour aux participants ajoutés, supprimés ou à tous les participants. Choisissez une option pour envoyer votre mise à jour.

Modifications pour les organisateurs non-réunions

Si vous n’êtes pas le propriétaire de la réunion mais que vous souhaitez mettre à jour l’événement en ajoutant plus de participants, c’est une option.

  1. Pour ajouter un participant, ouvrez la réunion sur votre calendrier et accédez à Réunion languette. Soit sélectionnez le Avant menu déroulant dans la section Actions et choisissez une option Transférer ou sélectionnez l’option Répondre menu déroulant et choisissez Avant.
  1. Choisissez le participant dans votre carnet d’adresses ou saisissez son nom ou son adresse e-mail dans le champ Requis ou Facultatif champ et frapper Envoyer.
  1. L’organisateur de la réunion recevra une notification indiquant que vous avez transféré la réunion à une autre personne et devrait voir toutes les autres modifications que vous avez apportées.

Note: Si l’organisateur de la réunion a désactivé le transfert, vous ne pouvez pas envoyer la demande de réunion à un autre participant.

Comment commencer tard ou terminer tôt

Outlook pour Microsoft 365 offre une fonctionnalité pratique permettant de démarrer automatiquement des réunions tardivement ou de les terminer plus tôt. Ceci est utile pour donner à chacun quelques minutes supplémentaires entre les réunions.

  1. Sélectionnez le Déposer onglet et choisissez Possibilités. Ensuite, choisissez Calendrier à gauche de la fenêtre Options du calendrier.
  2. Sur la droite, accédez à la section Options du calendrier et cochez la case Raccourcir les rendez-vous et les réunions. Utilisez le menu déroulant pour choisir Terminer tôt ou Commencer tard.
  1. Choisissez ensuite le nombre de minutes pour les réunions de moins d’une heure et les réunions d’une heure ou plus.
  1. Sélectionner D’ACCORD lorsque vous avez terminé. Vous verrez alors l’heure de début ou l’heure de fin automatiquement mise à jour pour s’adapter à l’heure sélectionnée lorsque vous créez une nouvelle réunion.

Préparez-vous à rencontrer

Organiser une réunion dans Outlook est facile à faire. Vous pouvez ajouter plusieurs participants, joindre des éléments et apporter des modifications avant la réunion si nécessaire.

Maintenant que vous savez comment planifier une réunion dans Outlook, consultez comment ajouter Zoom à Microsoft Outlook pour les appels vidéo.

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