Comment utiliser l'outil d'analyse rapide dans Microsoft Excel

L'outil d'analyse rapide transforme la façon dont vous gérez l'analyse des données dans Excel. Cette fonctionnalité de Microsoft Excel vous offre un accès facile et rapide à diverses options d'analyse. En quelques clics, vous pouvez transformer vos données en tableaux croisés dynamiques, graphiques sparklines ou graphiques concis.

Comment trouver l'outil d'analyse rapide

La plupart des fonctionnalités d'Excel se trouvent facilement sur le ruban ou dans les menus. Cependant, l'outil d'analyse rapide est différent. C'est une fonctionnalité discrète qui se révélera lorsque vous effectuerez une sélection de la plage de cellules. Alors allez-y et mettez en surbrillance la plage de cellules avec laquelle vous souhaitez travailler.

Vous remarquez une petite boîte avec une icône en forme d'éclair à l'intérieur ? C'est dans le coin inférieur droit de la sélection que vous venez de faire. C'est le bouton Analyse rapide. Si vous cliquez dessus, un menu s'ouvrira et vous pourrez choisir différentes fonctionnalités.

Une autre façon d'accéder à la fonction d'analyse rapide consiste à appuyer sur le bouton Ctrl + Q raccourci clavier. Cela activera automatiquement l’outil d’analyse rapide.

N'oubliez pas que l'outil d'analyse rapide ne s'affichera pas si vous sélectionnez des cellules, des colonnes ou des lignes vides. Cela ne fonctionne qu'avec la sélection de données, vos cellules en surbrillance doivent donc contenir des données brutes.

Comment activer l'outil d'analyse rapide dans Excel

Si vous ne voyez même pas le bouton Analyse rapide, il se peut que la fonctionnalité soit désactivée dans votre version de Microsoft Excel. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez l'activer manuellement. Suivez simplement ces étapes simples :

1. Allez au Déposer sur le ruban Excel.

2. Sélectionner Possibilités en bas du menu de gauche.
3. Sélectionner Général à partir de la fenêtre Options Excel.

4. Trouvez le Afficher les options d'analyse rapide lors de la sélection et cochez la case à côté.

5. Pour enregistrer les préférences, cliquez sur le bouton D'ACCORD en bas de la fenêtre Options.

Désormais, vous pourrez voir le bouton Analyse rapide lorsque vous effectuerez une sélection. Si vous souhaitez le désactiver, décochez la case à côté du Afficher les options d'analyse rapide lors de la sélection.

Utilisation de l'outil d'analyse rapide dans Excel

L'outil d'analyse rapide est beaucoup plus facile à utiliser que les formules et fonctions Excel complexes. C'est très intuitif et le menu est extrêmement convivial. Pour utiliser l'outil d'analyse rapide, essayez ce qui suit :

1. Sélectionnez la plage de cellules sur laquelle vous souhaitez effectuer l'analyse des données. Il peut s'agir de n'importe quel ensemble de données pertinent, des chaînes de texte aux tableaux contenant des nombres.
2. Clique le Analyse rapide bouton outil qui apparaît au bas des sélections, ou appuyez sur Ctrl + Q sur votre clavier.
3. Sélectionnez la catégorie de fonctionnalités souhaitée dans le menu Analyse rapide. Vous pouvez survoler l'option spécifique pour prévisualiser la façon dont elle transformera vos données.

4. Cliquer sur l’option souhaitée l’appliquera automatiquement aux données sélectionnées.

C'est dire à quel point il est simple et rapide d'utiliser l'outil d'analyse rapide. Mais si vous souhaitez en savoir plus sur les catégories disponibles, continuez à lire.

Mise en page

La catégorie de formatage vous permet de formater vos données sélectionnées en leur appliquant des options de formatage conditionnel. Les options de formatage disponibles dépendront du type de données que vous traitez.

• Données numériques peut utiliser les fonctionnalités Barres de données, Jeux d'icônes, Supérieur à et Top 10 %.
• Valeurs de texte peut utiliser les fonctionnalités de surbrillance des doublons, de valeurs uniques, de cellules contenant ou de correspondance exacte qui vous aideront à identifier et à filtrer les données en fonction de certains critères.
• Rendez-vous les données peuvent être utilisées pour mettre en évidence celles survenues le mois dernier, la semaine dernière, supérieure à, inférieure à ou égale à une fonctionnalité de date particulière.

Vous pouvez accéder à la catégorie Formatage avec le raccourci clavier Ctrl + Q puis en appuyant sur F.

Voyons cette catégorie à titre d'exemple. Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence les cellules dont les valeurs sont supérieures à un certain nombre. Suivez ces étapes:

1. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez formater et activez l'option Analyse rapide outil.
2. Allez au Mise en page groupe et sélectionnez le Plus grand que option.

3. Une boîte de dialogue apparaîtra. Tapez le numéro que vous souhaitez comparer et sélectionnez le style de formatage. La couleur de surbrillance par défaut est claire, mais vous pouvez la modifier comme vous le souhaitez.

4. Cliquez sur D'ACCORD confirmer.

Le résultat ressemblera à ceci :

Graphiques

Vous pouvez utiliser l'outil d'analyse rapide pour insérer des graphiques et créer des graphiques dans votre feuille de calcul Excel. Bien que l'outil d'analyse rapide dispose d'une gamme limitée d'options, il suggérera le graphique le plus approprié en fonction des données sélectionnées.

Passez la souris sur chaque type de graphique proposé pour voir à quoi il ressemblera avec vos données. Si vous ne voyez pas le type de graphiques que vous souhaitez insérer dans la liste des graphiques recommandés, cliquez simplement sur le Plus de graphiques option. La boîte de dialogue Insérer un graphique s'ouvrira et vous pourrez sélectionner tous les types de graphiques affichés.

Accédez à l'onglet Graphiques en appuyant sur Ctrl + Q et puis C sur votre clavier.

Voici un exemple de la façon dont vous pouvez facilement créer un diagramme circulaire dans Excel :

1. Sélectionnez la plage de données et accédez à l'outil d'analyse rapide.
2. Sélectionnez le Onglet Graphiques dans le menu Analyse rapide.

3. Survolez le Diagramme circulaire option. Si vous ne le voyez pas, cliquez Plus de graphiques.

4. Si vous aimez l'aperçu du diagramme circulaire, cliquez dessus pour l'insérer automatiquement dans votre feuille de calcul.

Totaux

L'onglet Totaux du menu Analyse rapide vous permet d'afficher rapidement des statistiques récapitulatives telles que la somme, la moyenne, le nombre, le pourcentage et le total cumulé. Les options d'application des totaux dépendront du type et du format des données sélectionnées avec lesquelles vous travaillez. Si vos données sont des chaînes de texte, la seule option disponible sera Count. Cette option vous montrera le nombre de cellules avec des valeurs de texte.

Vous pouvez calculer les totaux pour les lignes et les colonnes. Les options de résumé vertical ont une ligne de couleur bleue. La ligne verticale jaune désigne les résumés de lignes. Pour accéder rapidement à l'onglet des totaux, appuyez sur Ctrl + Q et puis Ô sur votre clavier.

Calculons les totaux en pourcentage pour les lignes et les colonnes sur un exemple :

1. Sélectionnez l'ensemble de données et accédez à l'outil d'analyse rapide.
2. Sélectionnez le Onglet Totauxet puis le % Total option dans la couleur bleue.

3. Cela calculera les totaux en pourcentage pour chaque colonne sélectionnée.

Tableaux et tableaux croisés dynamiques

L'onglet Tableaux du menu Analyse rapide vous permettra de transformer rapidement votre ensemble de données sélectionné en un tableau Excel formaté. Les tableaux sont très utiles pour la gestion des données car ils disposent de fonctionnalités de filtrage, de tri et d’expansion automatique très pratiques. En dehors de cela, vous pouvez également insérer un tableau croisé dynamique dans une nouvelle feuille de calcul en utilisant les cellules sélectionnées comme source pour une analyse plus complète.

Vous pouvez accéder rapidement à l'onglet Tableaux en appuyant sur Ctrl + Q et puis T sur votre clavier.

Voyons un exemple de la façon de transformer une plage normale en un tableau Excel :

1. Sélectionnez les données que vous souhaitez convertir en tableau et accédez à l'outil d'analyse rapide.
2. Sélectionnez le les tables et sélectionnez Tableau.

3. Le tableau sera inséré automatiquement, mais vous pourrez ultérieurement modifier son style à l'aide de la galerie Styles de tableau dans l'onglet Conception de tableau du ruban Excel.

Lignes scintillantes

Vous souhaitez afficher vos données de manière élégante et compacte ? Utilisez des sparklines pour visualiser les modèles de votre ensemble de données. Vous pouvez choisir parmi trois types de Sparklines : Ligne, Colonne ou Gagnant/Perte. Vous pouvez également les considérer comme des mini-graphiques.

L'objectif principal de Sparklines est de rendre votre feuille de calcul Excel plus lisible et visuellement plus agréable, et de mettre en évidence les informations importantes. Vous pouvez accéder rapidement à l'onglet Sparklines en appuyant sur Ctrl + Q et puis S sur votre clavier.

Voyons un exemple de la façon d'insérer rapidement des sparklines dans votre feuille Excel :

1. Sélectionnez la plage de données avec laquelle vous allez travailler et accédez à l'outil d'analyse rapide.
2. Sélectionnez le Lignes scintillantes et choisissez le type préféré : Ligne, Colonne ou Gain/Perte.

3. Dans la colonne adjacente, vous remarquerez que des sparklines ont été créées, une représentation visuelle des données sélectionnées. Continuez à formater et à personnaliser vos sparklines avec le Ligne scintillante onglet dans le ruban.

Comme vous pouvez le voir dans ce didacticiel, l'outil d'analyse rapide d'Excel vous aide à accélérer des tâches qui étaient autrefois manuelles. En vous familiarisant avec les capacités de l'outil, vous pouvez améliorer votre flux de travail et présenter les informations de manière compréhensible.